이메일 - 너무 딱딱하지도 않게, 너무 부드럽지도 않게.. - 이메일 예의에 대한 고찰

격식있는 소통이란!

대학생이 되고 나면 "이메일"이라는 통신 수단을 접하게 된다.

 

대학교에서 "이메일"은 교수님 및 조교와 대학생 사이의

격식있는 소통이란!

대학생이 되고 나면 "이메일"이라는 통신 수단을 접하게 된다.

 

 

대학교에서 "이메일"은 교수님 및 조교와 대학생 사이의 연결을 돕는 소통수단이다.

 

최근에는 대학교 수업 서비스 시스템이 잘 갖춰져 있어 메신저를 보내듯 연락을 할 수 있지만 그럼에도 불구하고 이메일을 통해서 소통하는 방식은 없어지지 않을 듯 보인다.

 

언제든 다이렉트로 연락할 수 있는 방식이며 주요한 사안을 의논하기에 적합한 예의를 갖춘 통신수단이기 때문이다.

 

전화, 메시지, 카카오톡은 정말 급할 때 사용하는 것이라고 생각하는 편이다.

 

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내가 처음 "이메일" 예절을 배운 것은 영어 수업이었다.

 

중간고사가 끝난 후 영어 수업에서 하나의 과제가 주어졌다.

 

바로 누군가에게 "이메일"을 보내는 법이었다. 이메일을 보내는 법을 배운다니.. 이런것도 배워야 하나 싶을 정도로 가볍게 여긴 과제였지만

 

과제를 수행하는 과정을 통해서 배운 것들은 내가 생각하는 가벼움보다는 무거운 것들이 많았다.

 

1. 상대방에 대한 존칭 표현법

 

2. 시작과 함께 메일의 의도를 알리는 부분

 

3. 본격적인 본문

 

4. 그리고 간략하지만 예의있는 마무리

 

5. 그리고 자신의 서명

 

그리고 이 템플릿은 그대로 대학 생활과 대학원 생활에 있어서 이메일을 보내는 법으로 사용하게 되었다.

 

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"이메일"은 최대한 서로 윈윈하는 쪽으로 사용하는 것이 좋다.

 

대학교에서 이메일은 보통 다음의 관계를 가진 사람들에게서 쓰인다. [ 대학생의 입장에서 봤다. ]

 

1. 행정실 <-> 대학생(혹은 원생)

 

2. 교수님 <-> 대학생(혹은 원생)

 

3. 조교(대학원생) <-> 대학생

 

그리고 이들의 관계는 길게 갈 수도 있고 자주 마주하게 되다 보니 서로에게 최대의 이익이 되는 관계로 남는 것이 도움이 된다.

 

내가 조교활동을 하던 시절 선배형에게 메일을 메신저처럼 보내던 학생이 있었는데

 

선배형은 이를 악물고 그 학생에게 저주를 퍼부었다.

 

아마 그 저주는 그 학생의 과제의 꼼꼼한 채점으로 이어졌을지도 모른다.

 

이렇듯 이메일을 대충 보내는 것만으로도 알게 모르게 누군가에게 저주를 받을 수도 있고

 

작게나마 자신의 과목의 영향을 받을 수도 있을지 모른다.

 

또한 예의를 갖춘 이메일과 예의를 갖추지 않은 이메일로 얻는 답장에는 그 격차가 큰 편이다.

 

나만 하더라도 예의를 갖추지 않은 메일에는 딱 요청한 것의 정답만 알려주는 편이다.

 

예의를 갖춘 이메일에는 약간의 도움이 되는 정보나 출처도 같이 남겨서 답변해주는 편이다.

 

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가장 좋은 공부법은 누군가를 따라하는 것이다. [ 나의 경우 그곳은 "행정실"이었다 ]

 

가장 이상적이면서 공식적인 이메일을 전달하는 곳은 바로 "행정실"이다.

 

그래서 행정실의 이메일을 잘 들여다보게 되면 배울 점이 많음을 알 수 있다.

 

인사말, 의도, 본문, 마무리, 서명까지 말이다.

 

그러니 누군가에게 메일을 보낸다면 자신의 메일이 행정실에서 온 메일의 템플릿과 유사하지 않은지 체크해보는 것이 좋을 것이다. [제목도 마찬가지다.]

 

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내가 보내는 이메일의 템플릿(양식)

 

나의 대부분의 메일은 다음의 양식을 따른다.

 

제목은 다음과 같다.

 

제목 : 안녕하세요. ~~ 소속(혹은 수업)의 X학년 홍길동입니다. [ ~~~ 관련 문의 ]

 

제목은 자신의 소속이 드러나게끔 말하는 것이 좋다. 그래야 눈에 띄고 어느 정도의 내용을 짐작할 수 있게 되니 말이다.

그리고 사각 괄호 ( [ ] ) 안에 내용의 핵심이나 목적, 의도를 밝히면 더더욱 좋다.

 

본문은 다음과 같다.

 

안녕하세요. XXX 교수님. ----------- 인삿말

 

OOO소속 XX 학년 홍길동입니다.  ----------- 자기소개

 

~~~ 과 관련해서 이메일을 드리게 되었습니다. --------- 해당 메일의 의도와 목적

 

본문...    ------------ 최대한 간결한 표현으로 의도와 목적을 말하도록 하자. ( 이것은 재량이다 ㅠㅠ )

 

감사합니다. ---- 마무리

 

서명. ( 이메일 답장 시 자동으로 작성되게 만든 부분 )

 

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마무리 : 이메일은 20대 이후에 알게 되는 어려운 의사소통 수단일지도 모른다. 

 

어른이 되면 술 마시는 법을 가르쳐줘야 한다는 어른들의 말이 있다.

 

어떤 시대 때부터 내려온 전통인지는 모르겠지만

 

현대에는 "술 마시는 법"보다는 "이메일을 보내는 법"을 가르쳐주는 것이 더 바람직하지 않을까 한다.

 

"그 사람이 술을 마시는 것을 보는 것" 보다

 

"그 사람이 어떻게 메일을 보내는가"가 더 치명적으로 작용할 수 있기 때문이다.

 

특히 비대면 소통 수단인 만큼 상대방의 기분을 저해하는 메일인 경우 받는 사람의 화를 더 돋울 수가 있다.

 

몇몇 교수님들은 되게 모욕적인 감정을 느껴 답장을 안 하거나 화를 내기도 한다.

 

비격식에다가 충분한 시간이 마련될 수 있는 의사소통인 만큼 그만한 예절을 배워두는 것은 도움이 된다.

 

나도 한때 아무것도 모르고 이메일을 마구마구 보내던 시절이 있다. [ 지금 보면 참 후회된다.. ]

 

대학교에서 이메일을 보내는 방식에 대한 스트레스를 받는 분들이 존재한다면

 

나의 글이 어느 정도 도움이 되길 바란다.

 

어려운 의사소통 수단이지만 양식을 지키고 그 안에 내용을 조리 있게 작성할 수 있다면 큰 문제없는 생활을 할 수 있을 것이다!!